Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Objeto y alcance

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la «Política») informa cómo Universidad Internacional del Trópico Americano – UNITRÓPICO (en adelante, «UNITRÓPICO») recolecta, almacena, usa y protege los datos personales de las personas que visitan o utilizan el sitio web de la Vicerrectoría Académica (vicerrectoria.sistemasunitropico.com) y los módulos que se publican en él: Noticias, Conoce al Equipo, Normativa Académica, Reconocimientos e Incentivos, Prácticas Académicas, SARA, Formación Profesoral y CLEO (Centro de Lectura, Escritura y Oralidad), así como su panel de administración.

Esta Política complementa la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Institución (Acuerdo CS No. 080 de 2025) y los Términos y Condiciones del sitio web institucional. En caso de contradicción, prevalece la política institucional. Se aplica a los titulares de datos personales tratados a través de este sitio, entre ellos: profesores participantes en las capacitaciones, usuarios del panel de administración, funcionarios y personas cuyos datos o imágenes se publican en el micrositio.

2. Responsable del tratamiento

• Razón social: Universidad Internacional del Trópico Americano – UNITRÓPICO
• NIT: 844002071-4
• Domicilio: Carrera 19 No. 39-40, Yopal, Casanare, Colombia
• Teléfono (PBX): +57 (601) 915 7005
• Canales para ejercer sus derechos: formulario de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS) de la Universidad y las líneas de contacto institucionales.

El sitio es diseñado, administrado y mantenido por el Programa de Ingeniería de Sistemas de UNITRÓPICO, que actúa por cuenta de la Institución. El contenido de la Vicerrectoría Académica es responsabilidad de la dependencia que lo publica.

3. Marco normativo

Esta Política se fundamenta en las siguientes normas colombianas:

• Constitución Política de Colombia, artículos 15 (derecho a la intimidad, al buen nombre y a conocer, actualizar y rectificar la información — habeas data) y 20 (libertad de información).
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, «por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales», y la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, que revisó su constitucionalidad.
• Decreto 1377 de 2013, parcialmente reglamentario de la Ley 1581 de 2012, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (Capítulo 25), que regula la autorización, las políticas de tratamiento, el aviso de privacidad y el ejercicio de los derechos.
• Decreto 886 de 2014 (Registro Nacional de Bases de Datos, compilado en el Decreto 1074 de 2015, Capítulo 26) y Decreto 090 de 2018, y la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (Título V), autoridad de protección de datos personales.
• Ley 1273 de 2009, que tipifica los delitos contra la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de los datos y de los sistemas informáticos.
• Ley 1712 de 2014 (transparencia y derecho de acceso a la información pública) y Resolución 1519 de 2020 del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (estándares de publicación, accesibilidad web y seguridad digital).
• Ley 23 de 1982 (derechos de autor) y Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos).

4. Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: dato que no es semiprivado, privado o sensible, como el nombre, el cargo o la calidad de servidor público de una persona.
• Dato sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, salud, vida sexual, datos biométricos, entre otros).
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos (UNITRÓPICO).
• Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable. Transferencia: envío de datos a otro responsable ubicado dentro o fuera del país.

5. Principios del tratamiento

El tratamiento de datos personales en este sitio se rige por los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el tratamiento se sujeta a lo establecido en la ley y demás normas que la desarrollan.
• Finalidad: responde a una finalidad legítima, informada al titular.
• Libertad: solo se realiza con el consentimiento del titular o por mandato legal.
• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
• Transparencia: el titular puede obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
• Acceso y circulación restringida: los datos solo se entregan a personas autorizadas por el titular o por la ley.
• Seguridad: se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar la pérdida, adulteración, consulta o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento deben garantizar la reserva de la información.

6. Datos personales que se recolectan

Según la sección del sitio que utilice, UNITRÓPICO puede tratar los siguientes datos:

Datos sensibles. El sitio no solicita datos sensibles. Si usted los incluye voluntariamente en un formulario o en una pregunta al asistente virtual, no está obligado a hacerlo y le recomendamos no incluirlos.

7. Finalidades del tratamiento

Los datos personales se tratan para:

• Prestar los servicios y funcionalidades del sitio y atender las solicitudes de los usuarios.
• Autenticar a los usuarios con acceso y controlar los permisos de cada rol.
• Registrar la asistencia, verificar el cumplimiento y emitir certificados, cuando corresponda.
• Divulgar información institucional y académica de carácter público.
• Garantizar la seguridad de la información, prevenir fraudes y accesos no autorizados y atender incidentes.
• Elaborar estadísticas y reportes institucionales sin identificar a las personas, y mejorar los servicios.
• Dar cumplimiento a las obligaciones legales y a los requerimientos de autoridades competentes.

Los datos no se utilizan para finalidades distintas de las aquí descritas, ni se venden o comercializan.

8. Autorización y legitimación

El tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual se entiende otorgada cuando el usuario suministra voluntariamente sus datos en los formularios del sitio después de conocer esta Política, o cuando ingresa con sus credenciales institucionales. El titular puede revocarla en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual de conservar el dato.

De acuerdo con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización no es necesaria, entre otros casos, para los datos de naturaleza pública, para la información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, y para el tratamiento autorizado por la ley con fines históricos, estadísticos o científicos.

Niños, niñas y adolescentes. El sitio está dirigido a la comunidad universitaria y al público en general y no recolecta intencionalmente datos de menores de edad. Si se publican imágenes de menores, se hará con la autorización de sus representantes legales y respetando el interés superior del menor (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012).

9. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a UNITRÓPICO.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley exceptúe la autorización.
• Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando la Superintendencia así lo determine.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Estos derechos pueden ser ejercidos por el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien haya estipulado a favor o para otro.

10. Procedimiento para consultas y reclamos

Consultas. El titular puede consultar la información personal que reposa en las bases de datos de UNITRÓPICO. La consulta se atenderá en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo; si no es posible, se informará al interesado los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales (artículo 14, Ley 1581 de 2012).

Reclamos. Cuando el titular considere que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o advierta un presunto incumplimiento de la ley, podrá presentar un reclamo con su identificación, la descripción de los hechos, la dirección o medio de contacto y los documentos que quiera hacer valer. Si el reclamo está incompleto, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes para que lo subsane; transcurridos dos (2) meses sin respuesta se entenderá que ha desistido. El reclamo se resolverá en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales, informando los motivos (artículo 15, Ley 1581 de 2012).

Cómo presentarlos. Puede radicar su consulta o reclamo a través del formulario PQRS de la Universidad o de los canales de contacto institucionales, indicando que se trata de una solicitud de protección de datos personales.

Requisito de procedibilidad. El titular solo podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante UNITRÓPICO (artículo 16, Ley 1581 de 2012).

11. Cookies y almacenamiento local

El sitio utiliza cookies y almacenamiento local del navegador para su funcionamiento, así:

Puede bloquear o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador; si desactiva las estrictamente necesarias, algunas funciones, como el inicio de sesión, podrían no funcionar correctamente. Las preferencias de accesibilidad pueden restablecerse con el botón «R» del menú de accesibilidad del sitio.

12. Servicios de terceros, transmisión y transferencia de datos

Para su funcionamiento el sitio carga recursos o utiliza servicios de terceros. Al hacerlo, estos pueden recibir datos técnicos del visitante, como su dirección IP:

Algunos de estos proveedores, como Google LLC, tratan datos en servidores ubicados fuera de Colombia. Cuando se trata de una transmisión a un encargado, UNITRÓPICO exige que el tratamiento se limite a lo necesario para prestar el servicio y se rige por las condiciones de cada proveedor, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 sobre transferencias internacionales. Las preguntas escritas en el asistente virtual se envían a un servicio de inteligencia artificial de terceros; por ello le pedimos no incluir en ellas datos personales propios ni de otras personas.

13. Medidas de seguridad

UNITRÓPICO adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales, entre ellas:

• Comunicación cifrada mediante HTTPS entre el navegador del usuario y el sitio.
• Almacenamiento cifrado (hash) de las contraseñas, de modo que no pueden consultarse en texto legible.
• Control de acceso por roles y permisos: cada usuario del panel solo gestiona los módulos que le corresponden.
• Autenticación mediante tokens de acceso y validación de los datos recibidos en el servidor.
• Acceso restringido al panel de administración y a las bases de datos solo a personal autorizado.

Ningún sistema es completamente infalible. En caso de un incidente de seguridad que comprometa datos personales, UNITRÓPICO lo gestionará e informará a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares afectados cuando así lo exija la ley.

14. Conservación y supresión

Los datos se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales, contables, archivísticas e institucionales aplicables (entre ellas, la Ley 594 de 2000). Cumplido ese término, o cuando el titular ejerza válidamente su derecho de supresión, los datos serán eliminados o anonimizados, salvo que exista un deber legal de conservarlos o que su supresión afecte la integridad de registros académicos o de control.

15. Contenido publicado y derechos de imagen

Los datos de servidores públicos y personal vinculado a la Institución que se publican en el sitio, como nombre, cargo y correo institucional, son de naturaleza pública y se difunden en cumplimiento de las normas de transparencia. La fotografía y el perfil se publican con la autorización de su titular. Los autores de trabajos de grado y publicaciones autorizan su divulgación en el marco de la Ley 23 de 1982 y de la Ley 1712 de 2014. Si usted aparece en una imagen o contenido y desea que se rectifique o se retire, puede solicitarlo por los canales indicados en el numeral 10.

16. Enlaces a sitios de terceros

El sitio puede contener enlaces a sitios y servicios administrados por terceros (por ejemplo, el portal institucional, GOV.CO, Google Drive o formularios externos). UNITRÓPICO no controla sus políticas de privacidad ni sus medidas de seguridad; le recomendamos revisarlas antes de suministrar datos en ellos.

17. Modificaciones y vigencia

UNITRÓPICO puede actualizar esta Política para adecuarla a cambios normativos, institucionales, tecnológicos o de seguridad. La versión vigente es la publicada en este sitio. Los cambios sustanciales se informarán por los medios institucionales.

Versión: 1.0  |  Fecha de publicación y última actualización: 29 de octubre de 2026.